Historias compartidas: Compañeros de trabajo reflexionan sobre períodos de servicio superpuestos en BIIN

Ya conocen la letra: «Hay una temporada, gira, gira, gira...». BIIN está pasando página esta temporada y, mientras la organización se adapta a algunos cambios significativos en la composición de su personal, queríamos ceder la palabra a las dos personas que dejan sus cargos: Jaimi Washburn, directora saliente, y Janet Morford, que también concluirá su mandato como coordinadora de comunicaciones y desarrollo este otoño.

Jaimi y Janet han trabajado en estrecha colaboración en todo, desde la supervisión de los pasantes hasta la limpieza de las oficinas, desde la redacción de subvenciones hasta la presentación de propuestas a donantes y socios comunitarios. Colaborando una vez más, acordaron compartir sus perspectivas sobre sus períodos de servicio coincidentes en BIIN, con la esperanza de que, al recordar su experiencia, puedan ofrecer algunos antecedentes y conocimientos útiles para quienes se incorporan y se comprometen de nuevo a impulsar la organización.

¿Cuándo y cómo empezaste a trabajar en BIIN?

Jaimi:  Mi esposo y yo nos mudamos a College Station en 2016, después de que él aceptara un trabajo en TAMU. Unos meses después de nuestra llegada, intenté ser voluntaria en BIIN, pero nunca recibí respuesta a mis correos electrónicos ni llamadas telefónicas. Entonces, mi esposo se reunió con Mary Campbell, vicepresidenta de la junta directiva de BIIN en ese momento, para hablar sobre una oportunidad de beca; ella mencionó que BIIN estaba contratando a un administrador de programas y me recomendó que solicitara el puesto. Acababa de empezar la escuela de posgrado a tiempo completo como estudiante no tradicional y no estaba segura de poder compaginar un trabajo a tiempo parcial con los estudios, pero decidí reunirme con el comité de contratación. Después de conocer mejor el trabajo de BIIN, decidí aceptar el puesto y empecé a trabajar en febrero de 2018.

En ese momento, BIIN ya contaba con un coordinador de IRA a tiempo parcial (Raúl Domínguez-Cruz). Luego contratamos a más personal a tiempo parcial, incluyendo a nuestra administradora de sitios web y bases de datos (Adriana Stowe), un voluntario a corto plazo y administrador de oficina (José Morales) y luego a ti, Janet, todo ello a principios de 2020. Con esta ampliación de la plantilla, la junta directiva cambió mi cargo a «director» en septiembre de 2020.

¿Y tú? ¿Cuál es tu historia sobre cómo llegaste a BIIN?

Janet:  Al igual que tú, vine a vivir a College Station en 2017, después de que mi esposo aceptara un trabajo en la Universidad Estatal de Texas (TAMU). En ese momento, todavía estaba ayudando a terminar un documental de audio que mis antiguos alumnos de Illinois y yo estábamos produciendo, y no buscaba un nuevo trabajo de inmediato. Pero, como era nueva en el área de College Station/Bellville, quería encontrar personas con ideas afines. Me involucré en la iglesia episcopal de St. Thomas (uno de los socios comunitarios más antiguos de BIIN) y empecé a trabajar como voluntaria en el programa «Inglés para padres» de la escuela primaria Neal, donde, gracias a Mary Lenn Dixon y otros voluntarios, conocí BIIN. Te conocí a ti, Jaimi, en 2018, cuando me ofrecí para ayudar a dirigir «Inglés para padres» junto con Linda Ford. ¡Todavía recuerdo lo amable y extrovertida que fuiste desde el primer momento! Luego, en mayo de 2019, volvimos a conectar cuando me pediste que hiciera una presentación en la gala de BIIN, y me asocié con María Rodríguez, una de las participantes del programa, para ayudar a contar su historia y su experiencia con BIIN.

En febrero de 2020, te dije que estaba buscando una nueva forma de colaborar como voluntaria con BIIN. En ese momento, tenías una gran carga de trabajo en la escuela de posgrado, además de que BIIN había contratado a 11 pasantes para el semestre. Necesitabas ayuda para supervisar a los pasantes y, en particular, a alguien que creara un proceso más riguroso para recopilar las historias de los clientes, de modo que BIIN pudiera ilustrar mejor el impacto de sus programas en la vida de los inmigrantes locales. Esto me atrajo mucho, dada mi experiencia en entrevistar a personas para contar historias sobre el trabajo de organizaciones sin fines de lucro, asesorar a jóvenes y trabajar con inmigrantes a través del programa «Inglés para padres». Tú y Mary Campbell, entonces presidenta de la junta directiva, me propusieron que me uniera al personal a tiempo parcial, en un puesto que inicialmente llamamos «consultora para proyectos especiales», ¡a falta de un término mejor!

Pocas semanas después, en marzo de 2020, se propagó la pandemia del coronavirus y comenzaron los confinamientos. Como todo el mundo, BIIN tuvo que dar un giro y cambiar su forma de hacer muchas cosas, incluidos los programas, las comunicaciones, el desarrollo y el trabajo con pasantes y voluntarios. En ese contexto, mi función se redefinió como «coordinadora de comunicaciones y desarrollo», y eso es lo que he hecho desde entonces. Así que hemos trabajado en estrecha colaboración durante más de dos años y medio, compartiendo la responsabilidad de muchas cohortes sucesivas de pasantes, trabajando con Adriana, José y todos los líderes del programa y de la junta directiva para adaptarnos a los cambios que exigía la pandemia, y haciendo todo lo posible para mantener BIIN en funcionamiento en términos operativos y financieros durante estos tiempos difíciles. Siempre he estado profundamente agradecido por su compañerismo y su compromiso con el trabajo en equipo.

Llevas aquí más tiempo que yo y has tenido un mayor rango de responsabilidades.

Al recordar tu paso por BIIN, ¿cuáles son las áreas o iniciativas en las que más te has involucrado?

Jaimi:  Hubo varios proyectos en los que realmente puse mucha energía:

Uno de mis primeros proyectos fue invertir en el programa de voluntariado. Supuse que había otras personas en la comunidad (como yo) que querían ayudar a BIIN, pero tal vez sus solicitudes de voluntariado no habían sido respondidas. Como al principio era la única empleada y trabajaba solo a tiempo parcial, sabía que no podía responder a todo el mundo por mi cuenta. Decidí utilizar un sistema de gestión de voluntarios en línea que permitía a los voluntarios inscribirse fácilmente en los turnos de voluntariado y no requería mucho tiempo de administración. Luego tuve que redactar las descripciones de los puestos de voluntariado, elaborar un manual para voluntarios y una sección de preguntas frecuentes, publicar el calendario de inscripción de voluntarios en el sitio web, reclutar voluntarios, crear un plan de agradecimiento a los voluntarios, etc.

Al ver las numerosas ventajas de contar con más personas para ayudar a gestionar los programas y aspectos específicos de las operaciones, también trabajé para ampliar las prácticas de BIIN. Investigué diferentes clases en TAMU que ofrecían créditos académicos por las prácticas. Creé descripciones de puestos para funciones específicas de pasantes en BIIN y me puse en contacto con los miembros del cuerpo docente para informarles sobre los nuevos puestos y enviarles un folleto para que lo compartieran con sus estudiantes. Luego, cada semestre, entrevistaba, reclutaba y capacitaba al nuevo grupo de pasantes. Cuando tuvimos una cosecha abundante en la primavera de 2020, ¡fue estupendo que te unieras a mí para asumir esa responsabilidad!

El programa de voluntariado aún podría mejorarse, pero me alegra que la gente pueda visitar nuestro sitio web, leer sobre las oportunidades de voluntariado o prácticas y registrarse o presentar su solicitud. ¡Los becarios y voluntarios de BIIN siguen aportando habilidades y un valor increíbles al trabajo de la organización!

Los voluntarios han sido fundamentales para el éxito de los programas de BIIN desde el principio. Facilitar a los voluntarios el saber dónde se necesita ayuda y cómo inscribirse ha sido una de las prioridades constantes de Jaimi Washburn.

El plan de gestión de riesgos fue otra tarea titánica. Tras una reunión de la junta directiva en 2019, el grupo decidió que era prioritario crear un plan de gestión de riesgos para la organización. Trabajé con los miembros del comité y desarrollé un plan de gestión de riesgos que incluía la creación de numerosas políticas y documentos: política de conflicto de intereses, acuerdo de confidencialidad, descripciones de los puestos de la junta directiva, orientación de la junta, paquete para nuevos miembros de la junta, evaluación de la junta, políticas de empleo, evaluación del desempeño, política de protección fiscal y un plan de emergencia.

Por último, estaba todo el proyecto de Salesforce. BIIN solía tener seis bases de datos dispares que dificultaban y ralentizaban la extracción y comparación de información de diferentes programas para mostrar el impacto de la organización. Lo que necesitábamos era una plataforma en la que se pudieran almacenar todos estos datos, a la que se pudiera acceder fácilmente y en la que se pudieran cruzar referencias. Después de mucha investigación, una becaria que trabajaba conmigo en esta tarea, Cate Stackhouse, descubrió que Salesforce ofrecía 10 licencias de usuario gratuitas a organizaciones sin fines de lucro. Esto significaba que su base de datos estaría al alcance de BIIN.

Salesforce puede hacer cosas increíbles, pero la base de datos debe ser configurada por personas que sepan lo que hacen. Las ofertas de consultores certificados de Salesforce para realizar este trabajo de configuración oscilaban entre 40 000 y 75 000 dólares, lo que BIIN no podía permitirse. Después de investigar mucho, encontré una consultora que podía ayudarnos a configurar la plataforma por 2500 dólares, y la contratamos. Tenía mucha experiencia en la creación de la parte de recaudación de fondos de la base de datos, pero no tanta en la personalización y el uso de las aplicaciones sin fines de lucro de Salesforce. Nos llevó mucho tiempo, a la consultora contratada, a Adriana y a mí, entender cómo utilizar Salesforce para nuestros fines, encontrar ayuda para responder preguntas, solucionar problemas, etc.

Sin embargo, me complace decir que, tras muchas horas de ardua investigación, mucha frustración y muchas lágrimas, BIIN ahora puede realizar un seguimiento eficiente de toda la información relacionada con donaciones, voluntarios, programas, estudiantes, eventos, subvenciones y mensajes de texto en UNA sola plataforma: Salesforce. Todavía hay que hacer algunos ajustes, pero estoy encantada de ver este proyecto terminado. Sinceramente, no pensaba que todo lo que queríamos de la base de datos estuviera terminado cuando dejara de formar parte del personal de BIIN.

¿Y tú, Janet? ¿Cuáles son los proyectos en los que más te has involucrado durante tu estancia en BIIN?

Janet:  He dedicado mucho tiempo y esfuerzo a entrevistar a personas que participan en los programas de BIIN y a utilizar esas entrevistas para crear perfiles de personas y programas para diversas plataformas: el sitio web y el boletín informativo, publicaciones en redes sociales, campañas de recaudación de fondos y comunicaciones con los donantes. Al mismo tiempo, enseñé a muchos pasantes cómo realizar y grabar entrevistas, transcribirlas y utilizarlas para contar historias sobre BIIN y su impacto en la comunidad. Para mí fue especialmente gratificante ayudar a los pasantes a desarrollar estas habilidades y aprender a elaborar narrativas que se centran en las voces de los inmigrantes, al tiempo que cuentan la historia de BIIN como organización. Estoy orgullosa del rico archivo de «Historias de inmigrantes» que hemos creado, incluido el breve video producido con las pasantes Sofía Montes y Amanda Ramírez en la primavera de 2021.

También he disfrutado creando otro tipo de contenido para el sitio web y el boletín informativo de BIIN, y en este sentido, me ha encantado entrevistar a personas involucradas en muchos programas diferentes y socios comunitarios, y colaborar con nuestra súper competente colega Adriana Stowe, ¡que hace maravillas entre bastidores!

Una de las tareas principales de Janet Morford en BIIN era enseñar a los pasantes y estudiantes universitarios interesados en oportunidades de aprendizaje mediante el servicio a entrevistar y registrar las historias de personas que se han beneficiado de los programas de BIIN. Janet (segunda por la izquierda) y otras personas que aparecen aquí, sin cubrebocas, se reunieron en la antigua oficina de BIIN en febrero de 2020, antes de los primeros confinamientos y medidas de salud pública.

Otra de mis tareas principales ha sido la tutoría de pasantes asignados a diferentes programas y áreas de operaciones, incluyendo los programas de inglés e IRA, marketing y comunicaciones, y redacción de subvenciones. Tanto si trabajábamos a distancia como en persona, me ha encantado conocer a cada uno de los pasantes que he supervisado. Aunque en el fondo sigo siendo maestra, he aprendido mucho de estos jóvenes con talento, especialmente en lo que se refiere al uso de herramientas digitales. Me ha gustado especialmente colaborar con los pasantes y voluntarios para crear y poner en marcha el programa «Allies in Action», que ofrecía formación en herramientas digitales básicas junto con práctica en inglés, en un formato adecuado para toda la familia. También he disfrutado trabajando con los responsables de los programas, los voluntarios y los participantes que participan en todos los programas de inglés de BIIN, y me encanta estar en las clases de BIIN para ver las conexiones que se establecen entre los estudiantes y los voluntarios mientras trabajan juntos.

Por último, he invertido mucho tiempo en redactar solicitudes de subvenciones para BIIN, trabajando en estrecha colaboración contigo, Jaimi, así como con becarios y voluntarios ocasionales, con el fin de ampliar el apoyo a nuestros programas y operaciones por parte de fundaciones privadas y otras empresas donantes. Redactar propuestas de subvención claras y convincentes en nombre de una organización sin fines de lucro es una habilidad que requiere tiempo y práctica para perfeccionarla, pero creo que el hecho de estar profundamente familiarizados con los programas y servicios de BIIN, como es nuestro caso, lo hace más fácil. También ayuda contar con un equipo comprometido que pueda ayudar a identificar oportunidades de financiación, recopilar información, elaborar presupuestos, ofrecer comentarios sobre borradores, presentaciones, etc. Realmente se necesita un equipo para hacer esto bien, y estoy orgullosa del aumento constante del apoyo que BIIN ha recibido a través de subvenciones y otros fondos externos mientras hemos trabajado juntos en estas iniciativas.

Los estudiantes de la clase de Filantropía Estratégica de la Escuela de Negocios Mays de la TAMU rinden homenaje al equipo que representa a BIIN en la celebración de la Subvención Comunitaria de mayo de 2022. Sosteniendo el cheque (de izquierda a derecha) están Janet Morford, la voluntaria de BIIN Sarah Rutherford, la tesorera de la junta Nan Reichel y la secretaria María José Pérez-Patron.

Al recordar su trabajo con BIIN, ¿qué ha sido lo más significativo para la organización y/o lo más gratificante para usted?

Jaimi:  Creo que poner en marcha Salesforce fue el mayor reto y tendrá el impacto más duradero y significativo en la organización. Por mucho que odiara trabajar en el proyecto durante casi un año, me produce una gran satisfacción saber que se ha configurado, se ha puesto en marcha y ahora se está utilizando. Tiene tantas funciones... Espero que alguien aproveche lo que se ha configurado ahora y lo mejore aún más.

Desde su punto de vista, ¿qué ha sido lo más significativo para la organización y/o para usted?

Janet:  Estoy muy orgullosa de la forma en que BIIN ha respondido a la pandemia: ofreciendo nuevas formas de apoyo a los vecinos inmigrantes necesitados (el Fondo BIIN CARES, Línea Amiga, campañas de vacunación, etc.) y adaptando nuestros programas y servicios de manera que se garantice la seguridad de las personas y, al mismo tiempo, se les enseñen nuevas habilidades. Al principio fue difícil trasladar los programas y las operaciones a Internet, pero realmente ayudó a mucha gente, ya que nos enseñó a todos algunas habilidades nuevas. Al ampliar la recaudación de fondos en línea y la redacción exitosa de solicitudes de subvenciones, y al darse cuenta de que no todas las tareas pueden ser realizadas de manera confiable por voluntarios, BIIN también ha podido aumentar gradualmente el presupuesto anual de la organización en los últimos años. Es una tendencia que espero que continúe. Aunque la pandemia y las perturbaciones asociadas trajeron muchos cambios a nuestras operaciones, BIIN como organización ha logrado aprender y crecer a partir de estos desafíos, y lo considero algo extremadamente positivo.

En lo que a mí respecta, he aprendido mucho más sobre lo que se necesita para que las organizaciones sin fines de lucro funcionen. Ahora sé que se requieren procedimientos y políticas claros; personal que reciba una remuneración justa, así como una junta directiva comprometida con la responsabilidad fiscal; fuentes estables de financiación y apoyo de la comunidad en general, así como la buena voluntad de voluntarios ocasionales y personas comprometidas a largo plazo.

Jaimi, Janet y José Morales, voluntario y gerente de oficina, se reunieron a menudo durante los primeros días de la pandemia para averiguar cómo ayudar a la organización a pasar de hacer la mayoría de las cosas en persona a operar de forma remota y responder a las nuevas necesidades reveladas o amplificadas por la crisis de salud pública.

Al pasar a una nueva etapa, ¿qué les deja a quienes tomarán el relevo y qué le desea a la organización en su conjunto?

Jaimi:  Espero haber hecho un buen trabajo facilitando la transición y que todos los documentos y videos de capacitación que creé sean leídos y resulten útiles. Sé que las integrantes de AmeriCorps, Tania Barrios y Viviana Castillo, serán de gran ayuda cuando la nueva directora, Vannessa Rivera, comience su labor. Sería estupendo para BIIN que la organización pudiera seguir contando con integrantes de AmeriCorps cada año. Me encantaría que la organización invirtiera tiempo en utilizar más las automatizaciones de Salesforce y en elaborar informes, de modo que se puedan utilizar datos matizados para ayudar a orientar las decisiones. Espero sinceramente que BIIN siga prestando servicio a más inmigrantes, que nuestro programa IRA amplíe su capacidad para atender a los vecinos inmigrantes necesitados, que BIIN traiga más consulados móviles a Bryan y que obtenga más apoyo de la comunidad a través de donaciones y la participación de voluntarios.

¿Cuáles son sus esperanzas para la organización en el futuro?

Janet:  Espero que, bajo el liderazgo de la nueva junta directiva, se reflexione de manera productiva sobre cómo garantizar la sostenibilidad de BIIN: su salud financiera, los programas y servicios que ofrece, y su responsabilidad tanto con el personal como con los clientes. Gracias a las contribuciones de muchas personas y socios comunitarios, BIIN ha logrado hacer mucho bien en sus primeros doce años. Espero que sus líderes y simpatizantes, participantes y socios aprovechen la próxima década para profundizar y ampliar el impacto de la organización. Creo que todos los que participan en sus programas, todos los que trabajan, se ofrecen como voluntarios o hacen donaciones para apoyar la misión de BIIN, encontrarán aquí una afirmación de su dignidad inherente como seres humanos. Esa ha sido mi experiencia. Y espero que la organización siga encontrando el apoyo que necesita y merece de la comunidad local y más allá. Por mi propia participación, conozco el bien inconmensurable que BIIN hace en esta comunidad, y seguiré apoyando sus esfuerzos como voluntario y donante. Sin embargo, reconozco que es hora de que otros asuman los roles que tú y yo hemos tenido en BIIN, y les deseo lo mejor.

Te voy a extrañar mucho, Jaimi, pero estoy muy agradecido por todo lo que tú y todos los demás en BIIN me han enseñado, y por eso, ¡les doy las gracias!

Janet y Jaimi están profundamente agradecidas a su colega Adriana Stowe, quien además de ser una mamá maravillosa para Miguelito, ha sido una compañera excelente en muchas de las iniciativas de comunicación, desarrollo, gestión de datos, reclutamiento de voluntarios, administración de programas y otras iniciativas que se mencionan aquí. En el intervalo entre la salida de Jaimi y la llegada de Vannessa como nueva directora, Adriana, junto con otros miembros del personal y de la junta directiva, ha dado un paso al frente para garantizar la continuidad de algunas funciones administrativas esenciales.